Für Apotheken, die beraten. Nicht verwalten.
Jetzt bleibt die Zeit für den Menschen an der Tara.
Eine Stammkundin ruft an wegen des Präparats, über das Sie vorige Woche gesprochen haben. Sie öffnen den Vorgang, und es ist alles da: was besprochen war, die offene Bewilligung, der zugesagte Rückruf. Während Sie an der Tara weiterberaten, nimmt der Assistent den nächsten Anruf auf.
Anruf, E-Mail, Rezept-vorab und der Zuruf an der Tara laufen in einem Kundenvorgang zusammen. Die KI nimmt auf, ordnet zu und bereitet vor. Entschieden wird im Team.
Läuft neben Ihrer Warenwirtschaft. Keine Ablöse. Daten in der EU, DSGVO-konform.
Fragt, ob das Präparat lagernd oder bestellbar ist
Rezept vorab geschickt, Bewilligung offen
Kollegin: Alternative besprochen, Rückruf zugesagt
Rückruf nach Wareneingang
offen · zugewiesen an PKA N. Winter
- KheepU
- OfficeHub
- Microsoft Azure
- BASG-Daten
- n8n
Entstanden aus einem Automatisierungsprojekt in einer öffentlichen Apotheke. Die E-Mail-Klassifizierung läuft dort seit 2025 im Tagesbetrieb.
Das kennt jede Apotheke
Achtzig E-Mails am Tag. Und der Rückruf steht auf einem Zettel.
Werbung, Angebote, Großhandel, Kassen, Ärzte, Webshop, Rezept-vorab. In einer öffentlichen Apotheke laufen an einem normalen Tag rund achtzig E-Mails ein, und die wenigsten davon sind das, worauf jemand wartet. Parallel klingelt das Telefon, während an der Tara beraten wird. Die wichtigste Information des Tages landet trotzdem handschriftlich auf einem Zettel neben der Kasse.
0
E-Mails pro Tag, überwiegend Werbung und Angebote
- Telefon
- Outlook
- Rezept-vorab
- Webshop
- Großhandel
- Kassenportale
- Ärzte
- Bereitschaftsdienst
- Warenwirtschaft
- Zettel an der Kasse
Ein Kunde fragt am Telefon, ob etwas lagernd ist. Bis die Antwort da ist, warten zwei Leute an der Tara.
Die Vorbestellung ist eingetroffen. Wer anrufen sollte, weiß es nicht, weil die Notiz bei jemand anderem liegt.
Die Kollegin ist im Krankenstand. Was mit der Kundin besprochen war, weiß niemand mehr.
Nach dem Nachtdienst ist unklar, was in der Nacht zugesagt wurde und wer es übernimmt.
Das ist keine Frage von zu wenig Einsatz. Es sind zu viele unkoordinierte Informationen, die nirgends zusammenlaufen.
Ein Vormittag an der Tara
Während Sie beraten, läuft das Drumherum weiter.
Ein gewöhnlicher Dienstagvormittag, Schritt für Schritt. Links, was an der Tara passiert. Rechts, was im Hintergrund entsteht, ohne dass jemand etwas eintippt.
An der Tara
Beratung zur Dauermedikation
Eine Stammkundin holt ihr Pantoprazol 40 mg. Sie besprechen die Einnahme und geben ab.
Pantoprazol 40 mg · 30 Stück
Im Hintergrund
Das Telefon läutet nicht dazwischen
Der Assistent hebt in der Vormittagsspitze ab, nennt Öffnungszeiten und nimmt auf, worum es geht.
Kein Schritt davon ist neue Arbeit. Es ist dieselbe Arbeit, nur ohne die Unterbrechungen und ohne das Nachtragen am Abend.
Der Kundenvorgang
Ein Mensch. Ein Vorgang. Egal, über welchen Weg er hereinkommt.
Der Kanal ist nur der Eingang. Ruft dieselbe Kundin drei Tage später wieder an, sieht Ihr Team in zwei Sekunden, worum es ging, was zugesagt wurde und was noch offen ist. Der Vorgang bleibt offen und wächst mit, über Kanäle und über Zeit hinweg.
Anruf
Der Assistent nimmt auf, was gefragt wurde, und legt es in den Vorgang.
Rezept-vorab, Großhandel, Kasse. Wird zugeordnet statt gesichtet.
An der Tara
Kurze Notiz, ein Foto vom Rezept, fertig. Mehr Eingabe ist nicht nötig.
Der Kanal ist nur der Eingang. Der Vorgang bleibt derselbe.
Beispiel Vorbestellung
- Verfügbarkeit beim Großhandel prüfenHaupteinkauf
- Bewilligung bei der Kasse einreichenPKA
- Kundin nach Wareneingang anrufenTara
- Abgabe dokumentierenPharmazie
Geschlossen wird der Vorgang nicht, weil vier Haken gesetzt sind, sondern weil die verantwortliche Person bestätigt hat, dass die Sache erledigt ist.
Funktionen
Was TaraConcierge im Alltag übernimmt.
Kein Baukasten, den Sie sich selbst zusammenstellen müssen. Sie beginnen mit einem Bereich, der Rest kommt dazu, wenn er gebraucht wird.
KI-Unterstützung
Die KI arbeitet im Hintergrund, nicht am Kunden vorbei.
Wir haben einen KI-Telefonassistenten in einer Apotheke bereits abgeschaltet, weil die Kundinnen und Kunden nicht mit einer Maschine sprechen wollten. Diese Erfahrung steckt im Produkt. Die KI sortiert, fasst zusammen und bereitet vor. Ob sie überhaupt mit Anrufenden spricht, entscheiden Sie, nicht wir.
Posteingang vorsortiert
Eingehende E-Mails werden gelesen, kategorisiert und zugeordnet: Kundenanfrage, Rezept-vorab, Großhandel, Kasse, Arzt, Werbung. Was Werbung ist, verlässt den Arbeitsweg. Was ein Vorgang ist, wird einer.
Läuft seit 2025 produktiv in einer öffentlichen Apotheke.
Telefonassistent, wenn Sie ihn wollen
Außerhalb der Öffnungszeiten, im Nachtdienst oder bei Telefonspitzen nimmt der Assistent auf, worum es geht, und legt einen Vorgang an. Innerhalb der Öffnungszeiten kann er stumm bleiben und nur mitschreiben.
Abschaltbar pro Zeitfenster und pro Rufnummer.
Arzneimittelnamen, die sitzen
Öffentliche Arzneimitteldaten des BASG sorgen dafür, dass Präparatnamen richtig erkannt und ausgesprochen werden. Ein generischer Sprachbot scheitert genau hier.
Arzneispezialitätenregister, täglich aktualisiert.
Zusammenfassung statt Protokoll
Aus einem Gespräch wird eine kurze Notiz mit dem, was zugesagt wurde, und dem nächsten Schritt. Niemand tippt ab, was ohnehin schon gesagt wurde.
Vorschlag, den ein Mensch bestätigt oder korrigiert.
Übersetzung im Gespräch
Einzelne Begriffe oder ganze Sätze übersetzen, Einnahmehinweise vorlesen lassen. Hilfreich bei Kundschaft, mit der die Verständigung sonst am Beipackzettel endet.
Direkt an der Tara, ohne Umweg über das Handy.
Standardfragen automatisch
Öffnungszeiten, Bereitschaftsdienst, Wegbeschreibung, ob eine Bestellung eingetroffen ist. Diese Fragen binden Personal und brauchen keine pharmazeutische Entscheidung.
Alles Fachliche bleibt bei Ihrem Team.
Wo die KI nichts zu suchen hat
- Keine pharmazeutische Beratung und keine Empfehlung an Patientinnen und Patienten.
- Keine Entscheidung über Abgabe, Substitution oder Dosierung.
- Keine automatische Bestellung ohne Freigabe.
- Keine Antwort an Kunden, die niemand gesehen hat, wenn Sie das nicht ausdrücklich freigeben.
Jede wiederkehrende Tätigkeit, die keine pharmazeutische Fachentscheidung erfordert, kann der Assistent übernehmen. Die Fachentscheidung bleibt beim Menschen.
Verteilung
Der Anruf kommt herein. Der Vorgang geht an die Richtige.
In der Apotheke arbeiten unterschiedliche Rollen an unterschiedlichen Dingen. Der Vorgang wird von außen ausgelöst und intern verteilt: Rezept und Bewilligung zur PKA, Bestellung zum Haupteinkauf, Beratungsfrage zur Pharmazie. Bleibt ein Vorgang ohne Zuständigkeit, landet er an der Tara. Es bleibt keiner liegen, weil niemand ihn genommen hat.
Anruf, E-Mail, Notiz
- Pharmazie
- PKA / Rezept
- Haupteinkauf
- Tara (Fallback)
Verantwortliche
Schließt den Vorgang, nachdem sie hingesehen hat.
Ausführende
Erledigt die Aufgabe und bestätigt sie oder gibt sie mit Grund zurück.
Weitergebende
Reicht weiter und entscheidet selbst, ob sie informiert bleiben will.
Nacht- und Bereitschaftsdienst
Der Dienst ist ohnehin anstrengend genug.
In Österreich leisten jede Nacht sowie an Wochenenden und Feiertagen rund 220 Apotheken Bereitschaftsdienst. Was in dieser Nacht zugesagt wurde, muss am nächsten Morgen ankommen, ohne dass jemand es mündlich rekonstruiert.
Der Dienstkalender ist hinterlegt. Anrufende hören außerhalb der Öffnungszeiten die richtige Auskunft, auch an Feiertagen.
Was in der Nacht hereinkommt, wird zum Vorgang und ist in der Früh da, mit Uhrzeit und Zusage.
Die Übergabe ist eine Liste offener Vorgänge, kein Gespräch zwischen Tür und Angel.
Öffnungszeiten, Feiertage und Dienstwechsel steuern, was der Assistent sagt und was er nicht sagt.
Zahlen zum Bereitschaftsdienst: Österreichische Apothekerkammer.
Einordnung
Kein Warenwirtschaftssystem, kein CRM, kein Ticketsystem.
Die üblichen Werkzeuge greifen ein, nachdem die Arbeit passiert ist. Das Projekttool will die Planung vorher, das CRM den Bericht danach, das Ticketsystem den Fall, wenn er schon aufgelaufen ist. TaraConcierge setzt dort an, wo die Arbeit entsteht: in der Kommunikation.
| Warenwirtschaft | Ticketsystem | CRM | Telefonanlage | TaraConcierge | |
|---|---|---|---|---|---|
| Entstehung | Artikel und Beleg | Fall läuft auf | wird nachgetragen | pro Anruf getrennt | entsteht aus dem, was hereinkommt |
| Klammer | Ware | einzelner Fall | Kontakt | Gespräch | Kundenvorgang, kanalübergreifend |
| Verteilung | keine | Warteschlange | keine | wer abhebt | an die Rolle, Fallback Tara |
| Abschluss | Beleg gebucht | offen oder geschlossen | offen | aufgelegt | Bestätigung durch die Verantwortliche |
| Bestehende Systeme | ist das System | ersetzt | ersetzt | ein Kanal | bleiben, werden verbunden |
Warenwirtschaft
- Entstehung
- Artikel und Beleg
- Klammer
- Ware
- Verteilung
- keine
- Abschluss
- Beleg gebucht
- Bestehende Systeme
- ist das System
Ticketsystem
- Entstehung
- Fall läuft auf
- Klammer
- einzelner Fall
- Verteilung
- Warteschlange
- Abschluss
- offen oder geschlossen
- Bestehende Systeme
- ersetzt
CRM
- Entstehung
- wird nachgetragen
- Klammer
- Kontakt
- Verteilung
- keine
- Abschluss
- offen
- Bestehende Systeme
- ersetzt
Telefonanlage
- Entstehung
- pro Anruf getrennt
- Klammer
- Gespräch
- Verteilung
- wer abhebt
- Abschluss
- aufgelegt
- Bestehende Systeme
- ein Kanal
TaraConcierge
- Entstehung
- entsteht aus dem, was hereinkommt
- Klammer
- Kundenvorgang, kanalübergreifend
- Verteilung
- an die Rolle, Fallback Tara
- Abschluss
- Bestätigung durch die Verantwortliche
- Bestehende Systeme
- bleiben, werden verbunden
Keine Ablöse. AIT2, Herba-Bestellung, Outlook und Ihre Telefonanlage bleiben, wo sie sind.
Was sichtbar wird
Sie sehen nicht nur, was zu tun ist. Sie sehen, was gar nicht hätte anfallen müssen.
Weil alles im Vorgang zusammenläuft, ist jeder Ablauf nachvollziehbar. Über Kategorien und Verläufe wird sichtbar, wo Arbeit nur entstanden ist, weil nicht klar war, wer zuständig ist. Diese Arbeit sieht sonst niemand, und sie lässt sich abstellen.
Rückfragen, bis ein Vorgang abgeschlossen ist
Anteil Vorgänge ohne Nacharbeit
Weiterleitungen ohne fachlichen Grund
Die Kennzahlen entstehen aus Ihrem Betrieb. Wir zeigen hier keine erfundenen Beispielwerte.
E-Mail wird nicht an Effizienz gemessen, sondern daran, wie oft jemand herausgerissen wird.
Der Telefonassistent wird nicht an der Zahl der Gespräche gemessen, sondern daran, wie viele ohne Nacharbeit erledigt waren.
Wofür wir stehen
Ihre Arbeit ist dort, wo Sie beraten. Nicht in der Ablage.
Der Papierkram ist nicht Ihr Beruf. Sie haben Pharmazie studiert oder die PKA-Lehre gemacht, um Menschen zu beraten. Alles, was davon abhält, ist der gemeinsame Gegner: das Suchen, das Nachfragen beim Kollegen, das Abtippen am Abend.
- Wir bauen kein weiteres System, das Sie bedienen müssen.
- Wir nehmen die Arbeit weg, die keine pharmazeutische Entscheidung braucht.
- Was eine Fachentscheidung ist, bleibt bei Ihnen. Ohne Ausnahme.
Für wen
Apotheken, in denen mehr hereinkommt, als eine Person überblicken kann.
Einzelapotheke
Kleines Team, hohes Anrufaufkommen, jede Stunde zählt doppelt. Der Einstieg ist ein Kanal, nicht das ganze Haus.
Filialverbund
Mehrere Standorte, eine Sicht auf offene Vorgänge. Zuständigkeit über die Filiale hinweg, ohne Telefonkette.
Landapotheke mit Nachtdienst
Große Einzugsgebiete, viel Bereitschaft. Was nachts zugesagt wird, ist morgens dokumentiert.
Stadtapotheke mit internationaler Kundschaft
Übersetzung an der Tara und ein Assistent, der Präparatnamen korrekt versteht.
Am Handy bedienbar. Foto machen, anhängen, weitergeben. Mehr braucht es an der Tara nicht.
Sicherheit und Datenschutz
Gesundheitsdaten gehören nicht auf irgendeinen Server.
Verarbeitung in der EU
Eigene Instanz auf Microsoft Azure in europäischen Rechenzentren. Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive.
Nur das Notwendige
Gespeichert wird, was für den Vorgang gebraucht wird. Kein Vorrat an Gesundheitsdaten für spätere Zwecke.
Datenhoheit bleibt bei Ihnen
Ihre Daten trainieren keine allgemeinen Modelle. Export und Löschung jederzeit möglich.
Nachvollziehbar für die Aufsicht
Jeder Schritt im Vorgang ist protokolliert. Wer was wann entschieden hat, ist belegbar.
Mensch in der Entscheidung
Der Assistent bereitet vor. Freigaben, Beratung und Abgabe bleiben beim Fachpersonal, wie es der AI Act für den Gesundheitsbereich verlangt.
Keine IT-Abteilung nötig
Betrieb, Updates und Überwachung liegen bei uns. Sie brauchen keinen eigenen Server in der Apotheke.
Ablauf
Kein großes Projekt. Ein Kanal, ein Team, ein Anfang.
1
Erstgespräch
30 Minuten. Wir sehen uns an, wie bei Ihnen gearbeitet wird.
2
Analyse
Wir zeigen, wo im Betrieb Arbeit entsteht und was davon vermeidbar ist.
3
Start
Wir beginnen mit dem Posteingang oder dem Telefon. Nicht mit beidem.
4
Ausbau
Weitere Kanäle, Bereitschaftsdienst, Aufgaben pro Rolle, schrittweise Automatisierung.
Die Analyse ist in Österreich über KMU.DIGITAL förderfähig.
Häufige Fragen
Was Apothekerinnen und Apotheker zuerst fragen.
Müssen wir unsere Warenwirtschaft ablösen?
Nein. AIT2, die Bestellung beim Großhandel und Ihre Kassenanbindung bleiben unverändert. TaraConcierge legt sich über die Kommunikation und verbindet, was schon da ist.
Spricht dann eine Maschine mit unseren Kundinnen?
Nur wenn Sie es wollen. Wir haben einen Telefonassistenten in einer Apotheke wieder abgeschaltet, weil die Kundschaft die künstliche Stimme abgelehnt hat. Sie legen pro Zeitfenster fest, ob der Assistent spricht, nur mitschreibt oder ganz stumm bleibt.
Ist das mit Gesundheitsdaten überhaupt zulässig?
Die Verarbeitung läuft in einer eigenen Instanz in der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Protokollierung. Gespeichert wird nur, was der Vorgang braucht. Pharmazeutische Entscheidungen trifft weiterhin ausschließlich Ihr Fachpersonal.
Wer soll das im Team bedienen? Wir tippen nichts ein.
Das ist der Punkt. Notiz sprechen oder tippen, Foto anhängen, Haken setzen. Der Rest entsteht aus dem, was ohnehin hereinkommt.
Ist das nicht wieder ein Ablagesystem, in dem alles liegen bleibt?
Ein Vorgang wandert nicht in eine Warteschlange. Er geht an eine Person mit Namen, und wenn niemand zuständig ist, an die Tara. Offen bleibt nichts unbemerkt.
Wie lange dauert die Einführung?
Der erste Kanal läuft in wenigen Wochen. Wir starten mit dem Posteingang oder dem Telefon und bauen von dort aus, nicht umgekehrt.
Was kostet das?
Das hängt von Teamgröße und Kanälen ab. Wir nennen den Preis im Erstgespräch, nachdem wir wissen, womit Sie beginnen. Die Analyse ist über KMU.DIGITAL förderfähig.
Demo
Sehen Sie es an einem normalen Dienstag in Ihrer Apotheke.
30 Minuten, ohne Vorbereitung. Wir gehen einen typischen Tag durch: was hereinkommt, wo es hängt, was davon der Assistent übernehmen könnte. Kein Verkaufsgespräch mit Folien.
- Wir sehen uns einen typischen Tag bei Ihnen an.
- Wir sagen, womit sich der Anfang lohnt und womit nicht.
- Sie bekommen eine Einschätzung zu Aufwand und Förderung.
Lieber gleich anrufen? +43 660 685 08 87
Kontakt
Lieber erst einmal eine Frage stellen.
Schreiben Sie uns oder rufen Sie an. Sie bekommen eine Antwort von einem Menschen, nicht aus einem Verteiler.