Achtzig E-Mails am Tag, und drei davon sind wichtig
In einer öffentlichen Apotheke laufen an einem gewöhnlichen Tag rund achtzig E-Mails ein. Der überwiegende Teil ist Werbung und Angebote von Lieferanten. Dazwischen liegen die drei Nachrichten, auf die jemand wartet: ein Rezept, das vorab geschickt wurde, eine Rückfrage einer Ärztin, eine Bestellbestätigung, die nicht stimmt. Das manuelle Durchsehen dieser Menge kostet jeden Tag Zeit, die an der Tara fehlt.
Aus einem Automatisierungsprojekt in einer Apotheke kennen wir die tatsächliche Zusammensetzung. Es sind im Wesentlichen sechs Sorten, und fünf davon lassen sich maschinell sicher unterscheiden.
Werbung und Aktionsangebote von Lieferanten und Großhandel
Bestellungen, Lieferavis und Rückstandsmeldungen
Kundenanfragen und Rezepte, die vorab geschickt werden
Korrespondenz mit Krankenkassen und Bewilligungsstellen
Anfragen von Ärztinnen und Ärzten
Webshop-Benachrichtigungen und Systemmails
Was die Klassifizierung tut
Jede eingehende Nachricht wird gelesen, einer Kategorie zugeordnet, mit Schlagworten versehen und abgelegt. Was Werbung ist, verschwindet aus dem Arbeitsweg, ohne gelöscht zu werden. Was eine Anfrage ist, wird zu einem Kundenvorgang mit einer Aufgabe und einer zuständigen Person. Diese Pipeline läuft seit 2025 im Tagesbetrieb, sie ist kein Prototyp.
Angebote nutzbar machen statt wegsortieren
Werbung ist nicht wertlos, sie ist nur zum falschen Zeitpunkt da. Aus Aktionsmails lassen sich Produkt, Konditionen und Zeitraum herauslösen und sammeln. Wenn im Einkauf die Frage auftaucht, ob es für ein Präparat gerade eine Aktion gibt, ist die Antwort abrufbar, statt in dreihundert ungelesenen Nachrichten zu liegen.
Warum Regeln in Outlook nicht reichen
Filterregeln arbeiten mit Absender und Betreff. Sie scheitern, sobald derselbe Lieferant sowohl Werbung als auch eine Rückstandsmeldung schickt, und das ist der Normalfall. Die Klassifizierung liest den Inhalt und trennt danach, worum es geht, nicht danach, wer geschrieben hat. Ihr Postfach bleibt dabei, wo es ist. Outlook wird nicht ersetzt.
Häufige Fragen
Werden E-Mails automatisch beantwortet?+
Nur wenn Sie das ausdrücklich freigeben, und dann nur für klar abgegrenzte Standardfälle wie Öffnungszeiten. Alles andere wird vorbereitet und von einem Menschen abgeschickt.
Was passiert mit Rezepten, die per Mail kommen?+
Sie werden als eigene Kategorie erkannt und mit erhöhter Priorität zum Vorgang. Der Anhang bleibt am Vorgang, sodass niemand im Postfach danach sucht.
Bleibt Outlook erhalten?+
Ja. Die Klassifizierung setzt auf Ihrem bestehenden Postfach auf. Sie wechseln nicht den Mailclient.